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Was brauchen Sie als Anbieter?

Der Mitarbeiter im Vertrieb braucht einen Muster-Formularsatz, den er für ein konkretes Angebot verwenden kann. Der Leiter des Vertriebs braucht eine Arbeitsanweisung/Ausfüllhilfe für seine Mitarbeiter, in der steht, wie im Normalfall vorgegangen werden soll und wie in besonderen Fällen. Dabei geht es besonders um Vergabeverfahren, in denen der Auftragnehmer keine formalen und keine inhaltlichen Änderungen des Formularsatzes und der Vertragsbedingungen vornehmen darf.

Wer sich zutraut, so etwas selbst zu erstellen, sollte sich das entsprechende Praktikerhandbuch beschaffen. Wer sich diesen mühseligen Prozess ersparen will, sollte meine Unterstützung in Anspruch nehmen. Ich habe alles vorbereitet.

Auszug aus der Ausfüllhilfe:

Hinweise für Sie zur Umwandlung dieses Dokuments in eine Ausfüllhilfe/Richtlinie für Ihre Firma

1. Arbeitstechnische Einleitung

Sie erhalten vorrangig den Systemschein beispielhaft ausgefüllt und mit Hinweisen versehen. Diesen können und sollen Sie an die Bedürfnisse Ihrer Firma in einem Muster-Systemschein oder in mehreren anpassen.

Sie erhalten weiterhin vorrangig das Dokument "Systemschein-Anlagen". Der Systemschein ist darauf ausgerichtet, dass viel in Anlagen geregelt wird. Das Dokument "Systemschein-Anlagen" geht auf eine Reihe von Anlagen ein. Für einige enthält es Muster und Gestaltungshilfen. Für andere verweist es auf solche Anlagen, die Ihre Firma bereits haben oder zumindest jetzt erstellen sollte. - Sie können dieses Dokument beibehalten und bearbeiten. Sie können es aber auch auflösen

- Sie machen aus den Mustern Anlagen, wie diese für Ihre Firma passen.
- soweit das Dokument auf übergeordneter Ebene Informationen enthält, können Sie diese hier in den allgemeinen Teil am Anfang unter "Anlagen" aufnehmen. Zur Handhabung der Anlagen finden Sie weitere Hinweise im Folgenden unter "Konzept für die Handhabung der Anlagen".

Diese Hinweise soll Ihnen helfen, das zu tun sowie aus diesem Dokument eine Richtlinie für die Abfassung von Verträgen (meist Angeboten) auf der Basis der EVB-IT zu machen. Diese Einleitung erläutert die EVB-IT System nicht. Dazu steht Ihnen das "Praktikerhandbuch EVB-IT System" zur Verfügung. Sie werden es wahrscheinlich schon beim nächsten Absatz brauchen, wenn es um die Vergütungsarten geht.

Es kommt in Betracht, dass Sie im Interesse der Handhabbarkeit mehr als einen Muster-Systemschein schaffen, beispielsweise hinsichtlich der Vergütungsarten einen für nur gesonderte Vergütungen und einen für einen Pauschalfestpreis mit Ausweis seiner Anteile. Sie können auch einen komplexen für verschiedene Angebotssituationen und einen einfachen für eine Standardsituation schaffen.

Sie können aber auch für Abschnitte Alternativen vorsehen, etwa dass Sie den Muster-Systemschein hinsichtlich der Vergütungsarten auf die Vergütungsart "nur gesonderte Vergütungen" ausrichten und in dieser Ausfüllhilfe eine Kopie des Systemscheins für die Vergütungsart "Pauschalfestpreis mit Ausweis seiner Anteile" aufnehmen. Im Bedarfsfall ersetzen Sie die Abschnitte für die beiden Vergütungsart durch die in der Ausfüllhilfe.

Dieses Dokument können und sollen Sie entsprechend Ihrer Gestaltung des Muster-Systemscheins oder der mehreren anpassen. Das Ergebnis der Anpassung sollte sein, dass Mitarbeiter mit ihm als Richtlinie (Hilfe und Vorgabe) Verträgen auf der Basis des Muster-Systemschein erstellen können und sollen. Sie können das Dokument auch beschränkt dahingehend anpassen, dass Sie es als Richtlinie für sich verwenden. Dann brauchen Sie es weniger weitgehend anzupassen.

Löschen Sie diese einleitenden und alle weiteren Hinweise zu deren Umgestaltung, nachdem Sie das Dokument für Ihre Firma angepasst haben.

Konzept für die Handhabung der Anlagen: Sie haben im Wesentlichen zwei Alternativen: Der Systemschein verweist etwa 90 Mal auf Anlagen. Dabei zeigt sich, dass es bis zu vier Bereiche gibt, zu denen Sie variable Aussagen machen müssen:

  • Angebot vom ________ (mindestens die Standardkomponenten),
  • Dienstleistungen zur Erstellung des Gesamtystems,
  • ggf. Erstellung von Anpassungen,
  • Systemservice (es reicht nicht, nur die Vergütung für den Systemservice im Angebot aufzuführen)

Sie können für die vier Bereiche zusammen ein umfangreiches Angebotsdokument (zusätzlich zum Muster-Systemschein) erstellen, das Sie zu einer großen Anlage machen: Im Angebotsfall kann im Systemschein wiederholt auf diese verwiesen werden: <Anlage Nr. ___ Angebot Abschnitt X.Y> oder <Anlage Nr. __ Angebot unter THEMA>

Alternativ können Sie auch standardmäßig mit je einer Anlage für die vier Bereiche arbeiten.

Bei beiden Alternativen können Sie auch im Systemschein in den Tabellen, die ausgefüllt werden sollen, auf eine Anlage verweisen, statt die Tabellen auszufüllen. Das erleichtert die Arbeit. Das legt andersherum nahe, das eigene Angebotsdokument an dem Systemschein auszurichten.

Auszug aus den Muster-Anlagen:

Hinweise für Sie zur Umwandlung dieses Dokuments in Anlagen für Ihre Firma

Es gelten dieselben arbeitstechnischen Regelungen für Ihr Vorgehen wie im Dokument "Hinweise für Sie zur Umwandlung dieses Dokuments in eine Ausfüllhilfe/Richtlinie für Ihre Firma".

Die Ausfüllhilfe geht davon aus, dass Sie standardmäßig einige Anlagen vorsehen. Der Muster-Systemschein stellt auf diese ab, wobei diese bestimmte Abkürzungen erhalten. Diese Abkürzungen und Namen werden auch in der Ausfüllhilfe verwendet.

Wenn Sie andere Anlagen und/oder andere Bezeichnungen verwenden, müssen Sie alle drei Dokumente daran anpassen.

Es liegt nahe, die eigenen Standardanlagen gesondert abzuspeichern und dann

  • entweder dieses Dokument nur als Rumpf zu behalten oder
  • in der Ausfüllhilfe direkt und nur dort auf die Anlagen zu verweisen (dieses Dokument also nicht zu verwenden).

Sie können in beiden Alternativen im Allgemeinen Teil der Ausfüllhilfe im Abschnitt Anlagen darauf verweisen, wo diese abgespeichert sind.

2.[AnlPreis] Vergütungszusammenstellung
3.[AnlSYK] Wenn nur Software: Systemumgebung für die Software
Wenn auch Hardware: Anforderungen an die sonstige Systemumgebung des Auftraggebers
4.[AnlPE] Projekt- und Einführungskonzept
5.[AnlDL] Dienstleistungen zur Erstellung des Gesamtsystems
5.[AnlANP] Erstellung von Anpassungen
5.1 Anpassungen nach Nr. 4.3.2, die in den Standard einfließen
5.2 Anpassungen nach Systemschein Nr. 4.5, die nicht in den Standard einfließen
6.[AnlSS] Systemservice
8.[AnlTE] Teleservicevereinbarung
9.[AnlMM] Formular für Mängelmeldungen
oder Verfahren für Mängelmeldungen