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Organisation des Vertragswesens für IT-Anbieter

Übersicht

(1) Mein Konzept
(2) Mein Angebot
(3) Vorschläge für Angebote/Verträge und Arbeitshilfen dazu
(4) Vorlagen für Vertragsbedingungen
(5) Leitfäden
(6) Vergütung
(7) Proben


(1) Mein Konzept

Ich spreche von "Dokumenten für Verträge" und nicht nur von Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder ähnlichem. Mein Konzept geht dahin, alle Dokumente bereitzustellen, die ein Anbieter im Bereich des Vertragswesens gegenüber Kunden und Lieferanten/Auftragnehmern braucht. Anders ausgedrückt: Ich biete die Organisation des Vertragswesens an.

Dabei setze ich bei Dokumenten gegenüber Kunden Prioritäten in der folgenden Reihenfolge:

  • Die Dokumente sollen marketinggerecht sein: d.h., sie sollen fair sein, soweit die Interessen des Anbieters das erlauben, und sie sollen für Kunden ansprechend und verständlich sein.

    Zu Letzteren gehört insbesondere die einheitliche Verwendung von Begriffen. Das ist bei Softwareanbietern wenig beliebt. Deswegen habe ich dazu ein Arbeitspapier entwickelt, das helfen soll, einheitliche Begriffe festzulegen (siehe unter "Arbeitspapiere" das Dokument „So kann der Anbieter einheitliche Begriffe gegenüber seinen Kunden schaffen“).

  • Sie sollen Ihr Vertragswesen rationalisieren.
  • Sie sollen Ihre Seite rechtlich absichern, soweit das erforderlich ist

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(2) Mein Angebot

Zu erst erhalten Sie das bereits angesprochene Dokument dafür, dass Sie Ordnung in die Begriffe bringen können, die in Ihr Unternehmen verwendet werden (siehe unter "Arbeitspapiere"). Das ist zugleich die Grundlage dafür, dass Sie bei der Anpassung meiner Dokumente an Ihre Anforderungen die von Ihnen gewünschten Begriffe verwenden können, und das durchgängig.

Sodann können Sie im Wesentlichen drei Arten von Dokumenten von mir bekommen:

  • Vorlagen für das Abfassen von Angeboten mit den Leistungen (Sie können das operativ auch als „Vertrag“ bezeichnen)
  • Vorlagen für Vertragsbedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen) in der Form, dass diese an das zentrale Angebots/Vertragsdokument angehängt werden, oder in der Form von Verträgen oder von Rahmenverträgen (jeweils mit Anlagen über die Leistungen), und
  • Leitfäden, die der Organisation des Vertragswesens dienen und/oder die vorgenannten Dokumente erläutern, auf Wunsch auch nur die Erläuterungen zu den Vertragsbedingungen.

Dabei kann der Vertrag formal aus zwei Hauptdokumenten besteht, nämlich aus dem Angebot (an Kunden bzw. dem Auftrag an Auftragnehmer) und aus den Vertragsbedingungen. Sie können beides auch in einem Dokument zusammenfassen oder auch mit einem Rahmenvertrag arbeiten, der von Zeit zu Zeit durch Leistungsscheine ergänzt wird.

Am sachgerechtesten ist es, wenn Sie von den Vorlagen für die Erstellung von Angeboten ausgehen oder beide zugleich bearbeiten.

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(3) Vorlagen für Angebote

Für die tägliche Arbeit sind Angebotsvorlagen als Kurzfassung und als Langfassung vorgesehen. Die Kurzfassung entspricht einem Standardangebot, das nur in den wichtigsten Punkten alternative Formulierungen hat. Im Einzelfall können Änderungen oder Ergänzungen erforderlich sein. Diese sind in der Langfassung enthalten. Diese enthält auch Hinweise zu den einzelnen Punkten. Beide Fassungen der Angebotsvorlagen können Sie online verwenden. (Sie können also im Einzelfall alternative oder zusätzliche Texte leicht aus der Langfassung in die Kurzfassung übernehmen).

Die Vorlagen sind inhaltlich auf die Vorlagen für Vertragsbedingungen ausgerichtet. Dementsprechend müssen Sie diese daran anpassen, wie Sie die Vertragsbedingungen endgültig gestalten.

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(4) Vorlagen für Vertragsbedingungen (AGB)

Sie brauchen Vertragsbedingungen (für welche Geschäftstypen muss wahrscheinlich besprochen werden).

Ihre Vertragspartner sehen zuerst das Angebot/den Auftrag und danach die AGB. Das bedeutet, dass Ihre Vertragspartner das Angebot/den Auftrag und damit alles Wichtige bereits gelesen haben, wenn sie die AGB zur Kenntnis nehmen. Also: Die AGB sollen nur noch das Angebot/den Auftrag standardmäßig ergänzen, nicht aber erklären, was alles im Angebot/Vertrag steht/stehen kann. Sie haben zwei Möglichkeiten, aus Vorlagen Ihre AGB abzuleiten:

a) Sie erhalten ein relativ kurzes Dokument, das auf die Situation eines Anbieters bzw. Auftraggebers für Unterauftragnehmer / Zulieferer zugeschnitten ist, ohne auf spezielle Anforderungen einzugehen ("fertige AGB"). Als Ergänzung erhalten Sie ein Dokument "Basisvorlagen für AGB" mit Alternativen (für ganze Absätze oder für einzelne Formulierungen) und Zusätzen. Sie können diese Alternativen und Zusätze in das kurze Dokument übernehmen.

b) Sie erhalten ein Dokument mit wenigen Alternativen. Wenn Ihnen etwas fehlt, liefere ich das nach.

Hinweise zur Struktur

Die meisten AGB sind so aufgebaut, dass sie einen speziellen und in einen allgemeinen Teil („Allgemeine Bedingungen“) haben. Das hat zwei Vorteile: Erstens ist der allgemeine Teil immer gleich. Zweitens können mehrere spezielle Teile in ein Dokument aufgenommen werden, z.B. die speziellen Bedingungen für die Überlassung von Standardprogrammen, die für Anpassungsprogrammierung und die für Pflege, ergänzt um die Allgemeinen Bedingungen. – Da wo es nicht in Betracht kommt, mehrere spezielle Teile in einen AGB-Typ aufzunehmen, sind der spezielle und der allgemeine Teil leicht integriert.

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(5) Leitfäden

Sie können zu den Angebotsvorlagen und den Vertragsbedingungen auch einen Leitfaden (= Benutzerhandbuch) beziehen. Der Leitfaden enthält zu jedem Typ von Vertragsbedingungen (AGB) und zu jeder Arbeitshilfe:

  • Erläuterungen zum Vertragstyp
  • Erläuterungen zu den Vertragsbedingungen: Erläuterungen zum Inhalt, alternative Formulierungen zu Vertragsbedingungen, Erläuterungen zu Schwierigkeiten bei der Vertragsdurchführung. Ergänzend können Sie das Buch „IT-Projektverträge: rechtlich richtig vorgehen“ beziehen, das Ihnen Antworten gibt, wenn Sie sich einmal über eine Rechtsfrage genauer informieren wollen/müssen.
  • Erläuterungen zu den Angebotsvorlagen: Vertragsvorbereitung (vom ersten Kontakt bis zur Abgabe eines verbindlichen Angebots); Alternativen; rechtliche Einordnung.
  • Hinweise zum Vorgehen bei der Durchführung von Verträgen.
  • Vertragsspezifische weitere Probleme, z.B. Leasing oder Testinstallationen.

Außerdem gibt es ein allgemeines Kapitel, wie Angebote/Verträge samt AGB überhaupt in Ihrem Unternehmen gehandhabt werden sollen.

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(6) Vergütung

Bitte bedenken Sie, dass Sie für die Einführung der vorgeschlagenen Dokumente Beratung benötigen. Die Vergütung für die Vorlagen tritt demgegenüber in den Hintergrund.

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(7) Proben

Damit Sie einen Eindruck davon bekommen, was die drei Dokumentarten beinhalten, können Sie je vier Proben lesen:

beziehungsweise

außerdem

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